В чём заключаются преимущества.

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Организация обязана по просьбе сотрудника выдать ему справку о доходах по форме 2-НДФЛ. По просьбе работника такая справка может быть направлена по факсу.

Обоснование вывода:
В соответствии со ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
В то же время необходимо учитывать, что вопросы выдачи работнику справки по форме 2-НДФЛ регулируются нормами налогового, а не трудового законодательства.
Порядок уплаты налога на доходы физических лиц (далее - НДФЛ) регламентирован главой 23 Налогового кодекса РФ. В силу ст. 24 и п. 1 ст. 226 НК РФ организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, указанные в п. 2 ст. 226 НК РФ (в том числе вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей (пп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ)), являются налоговыми агентами и обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить в бюджет сумму налога на доходы физических лиц.
Пунктом 3 ст. 230 НК РФ установлена обязанность налогового агента выдавать физическим лицам по их заявлениям справки о полученных ими доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@. В силу указанной нормы отказ налогового агента в выдаче налогоплательщику справки о доходах по форме 2-НДФЛ неправомерен (письмо УФНС России по г. Москве от 24.02.2011 N 20-14/3/16873).
Следует, однако, отметить, что порядок обращения за указанной справкой, процедура ее выдачи и сроки выдачи ничем не регламентированы. Ответственность за невыдачу справки о доходах по форме 2-НДФЛ налоговым законодательством также не установлена.
Вместе с тем неправомерный отказ в предоставлении гражданину информации, предоставление которой предусмотрено федеральными законами, несвоевременное ее предоставление либо предоставление заведомо недостоверной информации являются административным правонарушением и влекут наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до трех тысяч рублей (ст. 5.39 КоАП РФ).
Таким образом, Ваша организация, выступающая налоговым агентом в связи с выплатой работнику заработной платы, обязана по его просьбе, как письменной, так и устной, выдать ему справку о доходах по форме 2-НДФЛ. Направление справки с помощью факсимильной связи по просьбе самого работника не запрещено. В то же время переданная таким образом справка не будет иметь силу подлинника, а будет носить скорее информационный характер. Если у Вас нет сомнений, что по телефону обратился именно тот работник, на имя которого выдается справка, то препятствий к ее выдаче мы не видим.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Карасевич Любовь

Ответ прошел контроль качества службой Правового консалтинга ГАРАНТ

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

К формам отчетности по НДФЛ относится в первую очередь справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ (Приложение N 1 к Приказу ФНС от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@), которую также называют отчетом 2-НДФЛ. Как видно из названия, в ней указываются суммы доходов, полученных конкретным физлицом. А также суммы исчисленного, удержанного (неудержанного) и перечисленного с этих доходов НДФЛ.

Справки 2-НДФЛ отдельно на каждого работника (иного физлица, получившего вознаграждение) сдаются один раз в год. В общем случае представить в ИФНС их надо по итогам отчетного периода, - календарного года (ст. 216 НК РФ), следующего за текущим (п. 2 ст. 230 НК РФ). Поскольку в этом году 1 апреля выпадает на рабочий день, сдать отчеты 2-НДФЛ в 2016 году надо будет именно в этот срок.

Таким образом, отчеты 2-НДФЛ в 2016 году - это справки по доходам, полученным в 2015 году. А о сдаче отчетов 2-НДФЛ за 2016 год (т.е. по итогам 2016 года) надо будет позаботиться в 2017 году.

Справки 2-НДФЛ - это не вся отчетность, которую должны сдавать в ИФНС налоговые агенты по НДФЛ. С 2016 года они также должны ежеквартально представлять расчет по .

Кстати, этот расчет за год сдается в те же сроки, что и справки 2-НДФЛ. Поэтому вместе с отчетностью по 2-НДФЛ за 2016 год нужно будет сдать и расчет 6-НДФЛ не позднее 3 апреля 2017 года. Такой срок для сдачи 2-НДФЛ за 2016 год объясняется тем, что 1 апреля 2017 года - это суббота. Поэтому последний день для представления отчетности — справок 2-НДФЛ и расчета 6-НДФЛ - переносится на 3 число (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Как сдать сведения 2-НДФЛ

Теперь о том, как сдать отчетность по подоходному налогу, а именно справки 2-НДФЛ. На сегодняшний день НК предусматривает 2 способа представления справок. Сдача 2-НДФЛ на бумажном носителе возможна, если за отчетный год от данной организации доходы получили менее 25 человек (п. 2 ст. 230 НК РФ). Только при соблюдении этого условия по численности можно сдать 2-НДФЛ на бумаге.

Если же налоговый агент в течение отчетного периода выплатил доходы большему количеству лиц (25 или более), то представить справки 2-НДФЛ он может только по телекоммуникационным каналам связи, иными словами в электронном виде. Для этого необходимо заключить договор со спецоператором, через которого и будет пересылаться отчетность в ИФНС. В этом случае фактически 2-НДФЛ сдается через Интернет.

Кстати, бывает, что налоговые агенты допускают . Порядок их исправления будет зависеть от того, в какой момент они были обнаружены.

С 08.11.2011г действует новый порядок предоставления справок по форме 2-НДФЛ . Он был утановлен приказом ФНС ММВ-7-3/576@ от 16.09.2011г. Старый порядок предоставления этих справок действовал с 2003 года и теперь уходит в прошлое.

Основные положения порядка предоставления справок 2-НДФЛ

В соответствии со статьей 230, пункт 2 и статьей 226 пункт 5 НК РФ, данные о доходах физических лиц, а также сумме налога, уплаченного за предыдущий налоговой период, представляются не позднее 1 апреля, а информация о невозможности удержать налог на доход физических лиц (НДФЛ) - не позднее одного месяца с даты завершения налогового периода.

В соответствии с обновленным порядком предоставления данных по форме 2-НДФЛ , информацию можно передать тремя способами: в бумажной форме, в электронном виде на электронном носителе информации (дискета, CD-DVD диск, Flash-накопитель) или с помощью телекоммуникационных каналов связи (через Интернет). Каждый из этих способов отличается своими особенностями.

Бумажная форма

При предоставлении справки по форме 2-НДФЛ в бумажном виде, ее можно либо самостоятельно принести в налоговую, либо отправить по почте (например, Почтой России) письмом с описью вложенных документов. Вместе со справкой необходимо представлять два экземпляра реестра сведений о доходах в соответствии с шаблоном в приложении №1 к приказу ФНС ММВ-7-3/576@.

В тот же день, когда документы будут получены, сотрудники ФНС обязаны проверить правильность их заполнения. Если в одном или нескольких из документов будут выявлены ошибки, неточности или исправления, то они изымаются. Факт их изъятия должен быть зафиксирован в протоколе приема сведений, который находится в приложении №3 к указанному выше приказу ФНС. Налоговому агенту или его представителю направляется экземпляр протокола. Если в нем нет указаний о нарушениях, значит данные по 2-НДФЛ приняты налоговой. Датой передачи информации в инспекцию считается день подачи документов, либо день отправки письма с описью вложений.

Электронные носители информации

В соответствии с новыми правилами, справки по форме 2-НДФЛ можно предоставлять на дискетах 3,5", CD-дисках, DVD-дисках и Flash-накопителях. Как и бумажные, электронные носители можно либо принести самостоятельно, либо отправить по почте (не электронной), приложив опись вложения. Каждый электронный файл должен сопровождаться двумя экземплярами реестра сведений о доходах на бумаге. При этом, необходимо соблюсти ряд правил. Во-первых, в одном файле должно содержаться не более 3000 справок. Во-вторых, один файл может включать в себя данные с одинаковой комбинацией реквизитов: отчетный период, признак представленных данных, ОКАТО, ИНН налогоплательщика, КПП фирмы. Пока происходит прием данных, адрес можно корректировать в соответствии с .

Считается, что сведения на электронном носители представлены в налоговую, если они прошли форматный контроль. Результаты такого контроля фиксируются в протоколе приема данных, шаблон которого представлен в Приложении 2 к приказу ФНС. Как и в случае с бумажными носителями, один экземпляр этого протокола высылается налогоплательщику или его представителю.

Отправка данных через Интернет

Третий способ отправки данных - через сайт ФНС России в сети Интернет. Для этого необходимо подготовить сведения в определенном формате (требования такие же, как для передачи данных на электронном носителе - см. выше), после чего подписать эего с помощью электронно-цифровой подписи плательщика и направить в инспекцию. Далее файл проходит форматный контроль в налоговой, после чего, в течение одного рабочего дня, налоговому агенту должно быть отправлено извещение о получении его данных. Также в течение 10 рабочих дней с даты отправки сведений, плательщику должен быть выслан реестр сведений о доходах и протокол приема данных, о которых говорилось выше. Если форматный контроль пройден успешно и информация зафиксирована в реестре сведений, то сведения считаются представленными.

C 2016 года у налоговых агентов по НДФЛ появилась дополнительная обязанность: составлять и сдавать в инспекции ежеквартальные расчеты по форме 6-НДФЛ . Однако введение новой формы не отменяет обязанность составлять годовые справки по форме 2-НДФЛ. У этих форм - разное назначение. Расчет 6-НДФЛ составляется в целом по организации, а справка 2-НДФЛ носит индивидуальный характер: ее надо заполнять по каждому человеку, получившему доходы, в отношении которых организация признается налоговым агентом.

Куда сдавать

Справки по форме 2-НДФЛ нужно сдавать в налоговые инспекции по месту учета налоговых агентов (п. 2 ст. 230 НК РФ). Как правило, организации представляют такие справки в инспекции, где они состоят на учете по своему местонахождению, а предприниматели - по местожительству. Это следует из пункта 1 статьи 83 и статьи 11 Налогового кодекса РФ. Однако в зависимости от статуса организации (предпринимателя) и источника выплаты дохода порядок представления справок 2-НДФЛ может быть иным. Сориентироваться во всех ситуациях поможет следующая таблица:

Если к моменту представления справок о доходах, выплаченных обособленным подразделением, это подразделение было закрыто (ликвидировано), справки подавайте в налоговую инспекцию по местонахождению головной организации (письмо ФНС России от 7 февраля 2012 г. № ЕД-4-3/1838).

Ситуация: нужно ли отправить справку по форме 2-НДФЛ в налоговую инспекцию по местожительству сотрудника? Сотрудник зарегистрирован в другом субъекте РФ .

Нет, не нужно.

Организации, выплачивающие вознаграждения сотрудникам, признаются налоговыми агентами по НДФЛ. Это следует из пункта 1 статьи 226 Налогового кодекса РФ. Налоговые агенты должны представлять в инспекцию сведения о выплаченных доходах и удержанном с них налоге. Однако отчитываться и платить налог нужно в ту инспекцию, где состоит на учете организация. Это требование прописано в пункте 2 статьи 230 Налогового кодекса РФ. При этом налоговое законодательство не обязывает агентов отчитываться еще и по местожительству сотрудника.

Когда сдавать

По общему правилу организации и индивидуальные предприниматели должны подать справки 2-НДФЛ в налоговую инспекцию не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным. Если организация ликвидируется или реорганизуется в середине года, то такую справку нужно подать за период с начала налогового периода до даты ликвидации или реорганизации (п. 3 ст. 55 НК РФ, письмо ФНС России от 26 октября 2011 г. № ЕД-4-3/17827).

Из общего правила есть исключение. Оно касается лиц, которые признаются налоговыми агентами в соответствии со статьей 226.1 Налогового кодекса РФ. При осуществлении операций с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок, а также при осуществлении выплат по ценным бумагам российских эмитентов такие лица тоже обязаны подавать в налоговые инспекции сведения о доходах, об их получателях и о суммах начисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ. Однако для передачи сведений эти налоговые агенты используют не справки 2-НДФЛ, а формы отчетности по налогу на прибыль. И подавать такие сведения нужно не раз в год, а в сроки, установленные для представления отчетности по налогу на прибыль. То есть не позднее 28-го числа месяца, следующего за истекшим отчетным (налоговым) периодом.

Это следует из положений пунктов 2 и 4 статьи 230, статьи 289 Налогового кодекса РФ.

Ответственность

Если вовремя не представить справку по форме 2-НДФЛ, инспекция может оштрафовать по статье 126 Налогового кодекса РФ. Штраф составляет 200 руб. за каждый документ, который вовремя не сдан.

Кроме того, за непредставление или несвоевременное представление справки 2-НДФЛ по заявлению налоговой инспекции суд может применить административную ответственность в виде штрафа в размере:

• для граждан - от 100 до 300 руб.;

• для должностных лиц - от 300 до 500 руб.

Такая ответственность применяется к должностным лицам организации, например к ее руководителю (ст. 15.6 КоАП РФ).

Важно: с 1 января 2016 года для налоговых агентов установлен новый вид ответственности - штраф за недостоверные сведения в представленных документах. Поэтому, если в полученных формах 2-НДФЛ инспекция обнаружит ошибки, она может оштрафовать налогового агента. Размер штрафа составит 500 руб. за каждый документ, который содержит неточность.

Штрафа не будет только в том случае, если налоговый агент сам обнаружит ошибку и своевременно (до того как ошибку найдет инспекция) уточнит сведения. Новая ответственность будет применяться и к формам 2-НДФЛ, которые организации подают за 2015 год. Такой порядок предусмотрен пунктом 1 статьи 126.1 Налогового кодекса РФ.

Способы подачи справок

С 2016 года налоговые агенты могут подавать сведения о доходах по форме 2-НДФЛ:

• непосредственно в налоговую инспекцию через представителя организации на бумаге. При таком варианте сведения считаются представленными в день их подачи;

• почтовым отправлением с описью вложения. В этом случае сведения считаются представленными на дату их отправки по почте;

• в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи. В этом случае сведения считаются представленными на дату их отправки, зафиксированную в подтверждении оператора электронного документооборота или налоговой инспекции.

Об этом сказано в абзаце 7 пункта 2 статьи 230 Налогового кодекса РФ, пунктах 3-4 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576.

Таким образом, с 1 января 2016 года у налоговых агентов есть только два способа представления справок по форме 2-НДФЛ: на бумаге или по телекоммуникационным каналам связи. Возможность подачи сведений в виде файлов на электронных носителях (дисках, флешках и т. п.) из Налогового кодекса РФ исключена. Этот порядок распространяется и на способы представления сведений за 2015 год.

Передача справок по ТКС

С 1 января 2016 года сдавать справки 2-НДФЛ по ТКС обязаны все налоговые агенты, если количество их сотрудников как минимум 25 человек. Это касается и сведений, которые организации будут подавать за 2015 год (письмо ФНС России от 5 ноября 2015 г. № БС-4-11/19263).

Передать в инспекцию сведения о доходах по телекоммуникационным каналам связи можно через оператора электронного документооборота. Использование такого варианта передачи сведений допускается, если налоговый агент:

1) располагает сертифицированными средствами криптографической защиты информации, совместимыми со средствами налоговой инспекции;

2) имеет возможность:

• сформировать сведения в соответствии с утвержденным электронным форматом;

• обеспечить шифрование и дешифрование информации с использованием шифровальных средств;

• сформировать усиленную квалифицированную электронную подпись при отправке и ее проверку при получении информации.

При передаче сведений по ТКС дублировать их на бумажных или электронных носителях не нужно.

Количество сведений, сгруппированных в один файл, не должно превышать 3000. Если количество сведений превышает эту величину, нужно сформировать несколько файлов. При этом в каждом файле должны содержаться сведения с одинаковой комбинацией реквизитов: ИНН и КПП налогового агента, ОКТМО, отчетный год, признак представленных сведений.

После отправки налоговым агентом справок по форме 2-НДФЛ налоговая инспекция:

• на следующий день подтвердит дату получения электронных документов соответствующим извещением;

• в течение 10 дней направит файлы с реестром сведений о доходах и протоколом приема сведений о доходах.

Сданными считают сведения, которые прошли форматный контроль и зафиксированы в Реестре, сформированном налоговой инспекцией.

Об этом сказано в пунктах 20-30 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576.

Справки на бумажных носителях

С 1 января 2016 года сдавать формы 2-НДФЛ на бумаге можно только в том случае, если за год количество граждан, получивших доходы от налогового агента, меньше 25 человек (п. 2 ст. 230 НК РФ). Такое ограничение распространяется и на сведения, которые налоговые агенты подают за 2015 год (письмо ФНС России от 5 ноября 2015 г. № БС-4-11/19263).

При этом к справкам нужно приложить реестр сведений о доходах в двух экземплярах, один из которых останется в инспекции.

После проверки сотрудник инспекции и налоговый агент составляют протокол приема сведений о доходах в двух экземплярах, один из которых передают представителю организации лично (или направляют по почте в течение 10 рабочих дней), а другой остается в инспекции.

Об этом сказано в пунктах 15-19 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576.

Передача справок по почте

Если справку 2-НДФЛ направили по почте, то датой ее представления в налоговую инспекцию считается дата отправки. Вместе со справкой необходимо представить опись вложения. Такой порядок предусмотрен приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576.

Опись вложения заполните в двух экземплярах и попросите сотрудника почты поставить штамп на каждом экземпляре. Один из них вложите в почтовое отправление, другой храните у себя.

Дату подачи справки определите по почтовому штемпелю. Сведения признаются сданными своевременно, если они отправлены до 24 часов последнего дня, установленного для ее представления (п. 8 ст. 6.1 НК РФ).

Выдача справок налогоплательщикам

Помимо налоговой инспекции, справки по форме 2-НДФЛ налоговые агенты обязаны выдавать и налогоплательщикам по их заявлению (п. 3 ст. 230 НК РФ). Такие справки нужны, в частности, при переходе сотрудника из одной организации в другую в течение года. Предоставляя сотруднику стандартные налоговые вычеты , бухгалтерия на новом месте работы обязана учитывать суммы доходов, которые он получил на прежнем месте работы. Размеры доходов должны быть подтверждены справкой по форме 2-НДФЛ.

Ситуация: обязана ли организация выдать сотруднику справку по форме 2-НДФЛ, если в налоговом периоде у него не было облагаемых доходов, с которых исчислялся и удерживался НДФЛ ?

Нет, не обязана.

Организация не обязана выдавать сотрудникам справки по форме 2-НДФЛ, если они не получали доходы в налоговом периоде (в течение года). Такая ситуация возникает, например, когда сотрудницы находятся в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет. По отношению к таким сотрудникам организация налоговым агентом не признается (п. 1 ст. 226 НК РФ). А справки по форме 2-НДФЛ должны выдавать именно налоговые агенты (п. 3 ст. 230 НК РФ).

В рассматриваемой ситуации по заявлению сотрудника организация может:

• выдать ему справку, подтверждающую, что в течение налогового периода организация не выплачивала ему налогооблагаемых доходов;

• выдать справку по форме 2-НДФЛ с прочерками в разделах 3 и 4 и в соответствующих графах раздела 5.

Ситуация: может ли организация выдать родственникам сотрудника справку о его доходах по форме 2-НДФЛ ?

Да, может.

Налоговые агенты по заявлению сотрудников обязаны выдавать им справки по форме 2-НДФЛ (п. 3 ст. 230 НК РФ). Если у сотрудника нет возможности получить такую справку лично, он как налогоплательщик вправе поручить это своему уполномоченному или законному представителю, в том числе родственнику (п. 1 ст. 26 НК РФ).

Основанием для выдачи справки родственнику - уполномоченному представителю (например, супругу, брату, сестре) является заявление сотрудника и нотариально удостоверенная доверенность на имя родственника (абз. 2 п. 3 ст. 29 НК РФ, ст. 185 ГК РФ).

Законный представитель сотрудника может обратиться за справкой без доверенности (п. 2 ст. 27 НК РФ, п. 1 ст. 26, п. 2 ст. 28 ГК РФ). Для выдачи справки по форме 2-НДФЛ в этом случае достаточно заявления сотрудника.

Обязанность налогового агента не только удержать с дохода сотрудника НДФЛ и перечислить его бюджет, но и своевременно предоставлять в налоговую сведения об этом. Сведения предоставляются по форме 2-НДФЛ по итогу календарного года. С 2016 года в обязанности организаций включена сдача расчета по форме . Но данное обязательство не отменяют справку 2-НДФЛ, так как в отличие от расчета она содержит информацию по каждому сотруднику индивидуально.

Куда сдавать 2-НДФЛ

Сдают справку в налоговый орган по месту учета организаций или предпринимателей. Если организация имеет обособленные подразделения, то куда именно подавать справку зависит от того, кто выплачивает сотрудникам зарплату. Если это делает головной офис, то справки по сотрудникам сдает он, а если заработная плата выплачивается обособленными подразделениями, то по форме 2-НДФЛ справку сдать нужно в ИНФС по месту регистрации подразделения.

Когда сдавать 2-НДФЛ для организаций, ИП и налоговых агентов

Сроки по предоставлении справок 2-НДФЛ одинаковы для всех налоговых агентов, как для организаций, так и для предпринимателей. Сделать это нужно до 1 апреля года, следующего за отч етным. Как правило, отчетным годом признается календарный год.

В том случае, если в середине года организации или предприниматели проводят реорганизацию или ликвидацию, то отчетным будет считаться период с начала года до даты реорганизации или ликвидации.

Отдельно следует выделить лиц, осуществляющих операции с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок. Они подают сведения о суммах удержанного и уплаченного НДФЛ по получателям. Но отчитываются они не по справке 2-НДФЛ, а по форме для налога на прибыль. Срок подачи при этом не один раз за год, а до 28 числа месяца, после отчетного периода. То есть в те же сроки, что установлены для сдачи отчета налога на прибыль.

Ответственность за непредставление

При представлении справки 2-НДФЛ несвоевременно ИФНС вправе оштрафовать налогового агента на сумму 200 рублей по каждой справке. При обращении ИФНС в суд, на работодателя может быть наложена административная ответственность в следующих размерах штрафных санкций:

• 100 – 300 рублей – штраф для граждан;
• 300 – 500 рублей – штраф для должностного лица.

Должностным лицом считается руководитель организации.

Кроме того, за предоставленные недостоверные сведения налогового агента могут оштрафовать на сумму 500 рублей. Причем штраф будет применен к каждой справке с недостоверной информацией.

Под «недостоверной информацией» понимают любые допущенные ошибки в справке, в том числе в реквизитах, кодах вычетах и в сообщаемых суммах. Данное правило установлено с 2016 года.

Избежать штрафа за недостоверную информацию можно только если налоговый агент сам обнаружит ошибку и исправит ее до сообщения налоговиков. Срок сдачи справки при этом значения не имеет. Даже если организация сдаст неверную справку, а затем по указаниям инспекторов исправит ее до 1 апреля, избежать штрафа не удастся.

Способ подачи 2-НДФЛ

Справку 2-НДФЛ подать можно одним из трех способов:

• на бумажном носителе непосредственно в ИФНС;
• в виде почтового отправления, оформив письмо с описью вложения;
• в виде электронной справки по ТКС.

В зависимости от способа подачи справки в налоговый орган различают ее дату представления. При подаче лично налоговому инспектору – день обращения, при отправке почтой – дата почтового отправления, при отправке по ТКС – дата, зафиксированная при отправке оператором.

Подача справки по ТКС

Все больше организаций сдают сведения по форме 2-НДФЛ в виде электронной справки. Способ подачи справки по ТКС должны применять все организации с количеством человек 25 и более. Для этого организация или предприниматель выбирают оператора, предоставляющего услуги электронного документооборота.

Дополнительно распечатывать сведения и отправлять в инспекцию на бумажном носителе не требуется.

Справка 2-НДФЛ считается принятой, если после отправки по ТКС она прошла форматный контроль и зафиксирована ИФНС.

Если форматный контроль справка не проходит, то для устранения ошибки потребуется время. А это может привести к опозданию в отправке сведений в срок. Штраф за опоздание с отправкой сведений в этом случае применен не будет, так как их отправка произошла в срок, а вот если справка содержит ошибку, грозит 500 рублей штрафа.

Если организация после отправки сведений в налоговую самостоятельно обнаружила ошибку, она вправе аннулировать справку. Для этого ошибочную справку нужно отправить вновь с кодом корректировки «99». В справке указать только реквизиты сотрудника, а данные о выплатах и налоге не заполнять. Таким образом, в строках «Сумма налога» будут проставлены нули.

После этого составляется новая справка с правильными данными и отправляется в налоговую повторно. Штрафа в этом случае удастся избежать. Главное внести исправления до требования ИФНС и уложиться в срок до 1 апреля.

Подача 2-НДФЛ на бумажном носителе

Если организация или предприниматель, как налоговый агент выплатили налогооблагаемый доход не более чем 25 лицам, то сдать справку 2-НДФЛ они могут на бумаге. К справкам также прикладывается реестр сведений о доходах в двух экземплярах. Один остается в налоговой, а второй с отметкой инспектора возвращается налоговому агенту.

После того, как сведения по сотрудникам будут проверены инспектором, налоговая составляет в двух экземплярах протокол. Данный протокол приема сведений отдают лично представителю организации или предпринимателю, либо в срок до 10 рабочих дней направляется по почте в адрес налогового агента.

Выдача справки сотруднику

По заявлению справку 2-НДФЛ можно выдать сотруднику организации. Они могут потребоваться, например, если сотрудник увольняется или переводится в другую организацию в середине года. Тогда новому работодателю нужно будет учесть все предоставленные сотруднику вычеты по прошлому месту работы.

Срок для выдачи справки сотруднику по заявлению составляет до 3 дней.

Довольно часто возникает ситуация, когда сотрудник в течение года не имел дохода, который облагается НДФЛ. Например, во время отпуска по уходу за ребенком. В этом случае справку выдавать не нужно, так как выдачей справки занимается налоговый агент, которым в этот год работодатель не был. Однако, если сотрудник пишет заявление с просьбой выдать ему справку, игнорировать это не нужно. Сотруднику можно выдать справку в свободной форме, которая подтвердит отсутствие налогооблагаемого дохода у сотрудника. Либо выдать сотруднику бланк справки 2-НДФЛ с проставленными в соответствующих разделах прочерками.

Получить справку может сотрудник не сам лично. За него это может сделать доверенное лицо или его представитель. Доверенному лицу для получения справки нужно заверить нотариально доверенность, а представитель может получить ее и без доверенности.

Законодательная база

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1 Сдают ли справку 2-НДФЛ в инспекцию сотрудника, по месту его проживания?

Ответ: Нет, данная справка предоставляется только в ИФНС по месту регистрации работодателя.

Вопрос №2 Можно ли подавать сведения на электронном носителе? Например, на флешке?

Ответ: Данный способ подачи отменен с 2016 года. Подать сведения можно либо на бумаге, либо в электронном виде.